キャッシュレス化で事務負担を軽減!経費精算の無駄な時間を削減する

経費精算経理業務改善・効率化

はいどうもこんにちは。みんなのLEONです。

どの辺がみんなのやねん!とかツッコミくると傷つくのでやめてくださいね。笑

今回は会社の現金をできる限りゼロにしてキャッシュレス化し、事務負担の軽減を図ろうという話をします。

この記事をお読みいただくことでわかること
・キャッシュレスによるメリット
・経費精算システム導入のメリット

記事の内容は、主に中小企業向けの内容になります。上場企業などでは経費精算システムを導入している場合も多く、その場合は読む必要のない記事になります。

またそうでなくても経費精算の仕組みが整っている場合は、お読みいただいても「当たり前ではないか」となる可能性も高いのであらかじめご承知おき頂けますと幸いです。笑

さて、経費精算システムなどを導入すれば理想的ですが、少なからずコストもかかります。そのため、まずはほぼ無料でできるキャッシュレス化を進め段階的に導入に結び付けていくのがいいのかなと個人的には思います。

キャッシュレスといっても、最近よく聞く〇〇ペイとかそういった話ではありません。つまり現金による精算や支払を排除し、事務負担の軽減を図るわけです。

そのメリットや、具体的な導入方法などをご紹介します。

ただし、長い目でみれば経費精算システムの導入が最も合理的なのは言うまでもありません。しかしこれは会社規模にもよります。費用対効果や予算と相談しながらということになるかと思います。

最後に少しだけ経費精算システムにも触れてみます。

ではさっそくご紹介していきます。

キャッシュレスで経理業務改善・効率化

読んで字のごとく、現金を無くすことです。そして早い話が「誰かが立て替える」という事になります。それを定期的に振込により精算します。

例えば、毎週火曜日を締め日に設定し、金曜日に振り込みにより精算するような方法です。

ここで重要なのは、とにかく会社の現金を完全にゼロにする前提で考えていかないとなかなか難しい面があります。導入ありきで方法論を考えた方が上手くいきます。

出張精算や何かしらの現金払いの度に現金で精算したり、毎日金種や現金残高を管理するのは非常に手間がかかり、非効率と言えます。

現金残高のチェックを後回しにして数日分まとめて処理するなどの会社を非常に多く見てきました。数日分をまとめての現金の残高管理などは本末転倒と言えますし、万が一現金が合わなかった時の混乱は言うまでもありません。

ただしこれらの多くが経理側の都合であり、導入にあたってはあくまでもお願いする姿勢が必要になります。もちろん全てが経理側の都合ではありませんし会社全体のコスト(時間)としてはかなりの軽減になりますが、経理主導で進めるような場合は特に注意が必要です。

会計士や監査役の実査においても、現金残高がゼロになるような状況が理想的です。

なお、小切手なども現金に含まれますが、ここでは割愛します。

キャッシュレス化のメリットデメリット

以下のようなメリットやデメリットがあります。

メリット
・経費精算にかかる事務負担の軽減
・精算申請にかかる手間の軽減
・画一的なルールによるミス防止
・現金を管理するリスクと負担減
・銀行に行く回数が圧倒的に減少
・不正の防止
デメリット
・現金立替に対する苦情
・引出し時ATM手数料への不満
・精算までの期間への不満
・事務に不慣れな方の不満
・経理部に対する不満
・不幸ごとなど急な支出が困難

経費精算を中心とした代表的な支出入

次にいつ現金が動いているのかをみていきます。以下のようなものが現金に関わる支出入であることが多いでしょう。こうしてみるとそれほど項目は多くない事がわかります。

中でも、通常は出張旅費や交際費が大部分を占めます。これらを都度精算せず、定期的に精算するようにしていきます。

・出張経費
・交際費
・文具や消耗品類
・清掃費や衛生費
・運賃や送料
・工場のパーツや工具
・切手や通信費
・現金での集金

最大の障壁は各種の苦情や不満

デメリットであげたように、導入に際しての最大の障壁は運用面よりも各種の苦情や不満と言えます。

長期的にみれば負担の軽減になることであっても、今までのやり方を変更する場合、少なからず不満がでます。

また、自身のお金に少しでも関わってくることに対しては、過剰に反応する人が多くなる傾向はどうしても否めません。これは意識して、しっかりとケアする必要があります。

全員に行きわたるように案内を出すのはもちろんですが、拠点や部署ごとの代表者を集めて説明会を開催したり、いつでもだれでも閲覧可能な場所にわかりやすい資料を置いておくなど各種の工夫が必要です。これらは会社によるかと思いますが、過剰なくらいでちょうどいいと言えます。

実際の導入例と進め方

進め方としては、以下のような流れになるかと思います。それぞれ順に説明していきます。

・案内の配信
・説明会の開催
・経費精算フォーマットの配布
・ATM引出し手数料無料口座の開設
・運用開始

案内の配信

当然ながら、いつから開始するのか、どのように運用するのかなど具体的に説明する必要があります。経営者や役員の名前で配信できれば理想的ですが、そうでない場合も多いでしょう。

あまりテクニック寄りになるのも個人的に好きではありませんが、サラリーマンの処世術としては意識すべき面もあります。なるべく立場が上の人のお名前で配信するといいと思います。

そして特に重要なのが、「目的」です。何のためにするのか、それによってどんなメリットデメリットがあるのかを必要以上に明確にしておく事をおすすめします。

この時点で、あらかじめ出てきそうな不満やクレームに対しての解決方法を提示できればベターです。後に説明する口座開設の流れや登録方法までケアしておくといいです。

次に説明する、説明会の詳細もここで明記するといいです。参加者については、事前に各部の責任者や経営者などと打ち合わせのうえ選出するといいです。直接的に事務に関わる人や、部門長など取りまとめ役が該当する場合が多いでしょう。

会社規模にもよりますが、全員を参加者とする事は難しい場合が多いでしょうから、参加しない方には参加者を介して間接的に説明する事になります。

案内をシンプルにする場合、参加者以外への説明資料は説明会の資料で代用できるようにするといいです。

説明会の開催

最近であればオンラインの環境も整ってきたので、数回に分けて細かく説明できるかもしれません。説明する際には段階的に理解度を確認しながら進めましょう。

質疑応答などの時間なども設け、ここで出た内容も参加者以外の方に共有するといいです。

経費精算フォーマットの配布

たいていの場合はエクセルになると思います。会社の内情に合ったものを作成すればいいと思いますが、勘定科目まで分類したものを提出してもらえれば理想的です。その場合は、勘定科目の内容を説明する資料などをあわせて配布するといいです。

いつでもアクセスできる共有サーバーなどに説明資料と共に置いておくといいです。これらについての質問は、運用を開始してからも継続的にあると思った方がいいです。そもそも理解が難しい場合や、たまにしか精算が無い人、そして異動などもあります。

それらを反映して、少しずつ説明資料の質を高めていくといいと思います。

これらに沿った運用をすることで、精算フォーマットの通りに承認経路が確立するため、不正などの防止にもつながります。

ATM引出し手数料無料口座の開設

先にデメリットで述べたように、精算で振り込みされたお金を引き出すときにATM手数料がかかってしまうと間違いなく苦情が出ます。たかが手数料、されど手数料と言えそうです。

下記の比較サイトなどで調べると、インターネットバンクを中心にATM手数料が無料の銀行はあります。また、精算時の振り込みも同行あてとするため、会社側と従業員側の双方に口座開設の必要があります。

強制する必要はありませんが、精算時の振込手数料や、本人のATM引出し時の手数料、さらに事務負担の観点から考えると、統一するに越したことはありません。極力まとめたいところです。精算のある方はよほどの理由がある場合を除き、基本的に作ってもらいましょう。

口座開設の方法や資料、場合によってはアプリの登録方法など、登録に困らないようにあらかじめ用意しておくようにします。シツコイですが、基本的にお願いするスタンスで、至れり尽くせりの状態にすべきです。

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運用開始

実際の運用開始にあたっては、少し前に改めて案内を出すようにした方がいいです。会社規模にもよりますが、シツコイくらい案内しても、たいていの場合は知らないなどといわれる場合が出てきます。

「ちゃんと案内したのだから知らない方が悪い」という考え方は捨て、出来る限りの丁寧さで臨みたいところです。

新しい事には必ず反発がつきまといます。しかしこれも真摯に対応する事で、徐々に理解が得られるようになります。

どこまでいっても相手は感情を持った人間なのですから。

その他運用時の工夫や注意点

運用にあたっての工夫や注意点についてもいくつか触れておきます。次のようなものが考えられます。

・精算は週単位で行う
・一定の範囲までのクレカ利用
・ICカードリーダーを使用する
・自動引き落としを活用する
・高額な場合などは仮払精算を利用
・長期休暇などは事前に通知
・現金での集金もルール化する

精算は週単位で行う

会社規模にもよりそうですが、週単位での精算がやりやすいのではないかと思います。締め日と、振込日をあらかじめ決めて運用します。

「遠隔地のため郵送だと資料が間に合わない」などのケースは、原本は後から回収する前提でPDFによる精算など柔軟に対応するといいです。

特に社長や役員さんなどは経費精算を後回しにしがちな印象があります。しかしこれも運用していく中で徐々に解消されていく場合が多いです。積極的に促すことで習慣化できますから、「遅くて当たり前」などとあきらめず催促しましょう。

部下が積極的に正しい行いを追及してくることに対して、それほど嫌な顔をする経営者はほとんどいません。苦笑いしながらも、自身を評価してくれることはあっても評価を下げる事はまずありませんのでぜひ積極的に催促してください。

ただし言うまでもありませんが、あまりにもキツイ言い方はいけません。笑

一定の範囲までのクレカ利用

社長をはじめとする役員や、営業社員の管理職、あるいは営業社員の全員など、権限の許せそうな範囲で、クレジットカードを積極的に活用するといいです。ネット上で確認できますし、事務負担がかなり軽減されます。

ICカードリーダーを使用する

SONYの非接触ICカードリーダPaSoRiなど、ICカードをWEB上で確認できるリーダーがあります(2,000~3,000円程度から手に入ります)。これらを利用する事も検討してもいいかもしれません。

基本的には「申請者」が利用することになるかと思いますが、部署ごとに配置したり、ICカード部分の精算を切り離すなどの運用も考えられそうです。

自動引き落としを活用する

公共料金をはじめとした定期的にある支払については、自動引き落としに変えられるものは極力変えていきます。問い合わせてみると意外に引き落としに応じてくれる場合も多いです。ぜひ活用しましょう。

高額な場合などは仮払精算を利用

よくある苦情の一つに、高額な場合はどうするのか、などという事があります。しかし基本的に高額支出が事前にわからない事はほとんどありません。

その場合は仮払申請フォーマットを別で用意し、先払いします。もちろん精算時に反映します。これも案内の時点で説明に織り込んでおくといいでしょう。

長期休暇などは事前に通知

締め日と精算日(振込日)を設定しても、GWやお盆休み、年末年始など長期休暇にかかる場合は、精算日をずらすしかありません。その場合は事前に通知し、2週間分をまとめて精算するなどの工夫が必要です。

これらは事前にしっかりと案内する必要があります。これが漏れると大変な苦情に繋がりかねません。

どうしても即時精算が必要な場合は個別対応するなど、柔軟に対応するといいでしょう。

現金での集金もルール化する

現金は支出ばかりでなく収入(現金での集金)の場合もあります。この場合は、請求書と一緒に提出してもらうなどの配慮が必要です。その後の処理をスムーズに行うためにも、エビデンスは必ず添えてもらいます。口頭での説明などはあてにしない方が無難だと言えます。あらかじめルール化しておくといいでしょう。

これらの回収した現金をどのような期間で銀行に入金するかはそれぞれ会社の状況で判断するといいと思いますが、月末に残高ゼロにしておくと事務負担の軽減に繋がります。

経費精算システムについて

近頃では様々な経費精算システムがあり、多すぎて選択するのも難しいような状況になりつつあります。

安い買い物でもありませんし、ネットで調べたとしてもポジショントークも多々あるかと思います。なかなか判断に苦しむところです。

極めて主観的ではありますが、いろいろと見てきた中で、「もし自分が採用するのであればこれだな」というものをいくつかご紹介します。

経費精算システムのメリットデメリット

経費精算システムの導入による主なメリットやデメリットは以下のようなものが考えられます。コストはかかりますが、メリットも図りしれないものがあります。

メリット
・経費精算の事務負担軽減
・経費精算申請の負担軽減
・不正の防止
・承認フローの簡素化
・振り込み作業の軽減
デメリット
・導入コストがかかる
・事務作業に不慣れな年配の方に向かない
・新しい事への反発が少なからずおこる
・導入教育に手間と時間がかかる

経費精算システムの代表的な機能

経費精算システムの便利な機能として、下記のようなものがあります。コストはかかりますが、これらによる負担の軽減は非常に大きいのは間違いありません。

・ルート検索によるICカードなど交通費自動計算
・ソフト上での申請、承認機能
・会計ソフトとのデータ連携
・スマホなどマルチデバイス対応
・領収書など読み取り機能(ソフトによる)
・領収書などの添付書類の電子管理
・全銀協フォーム作成&ネットバンク取込

個人的におすすめな経費精算システム

他サイトからですが、一覧表がありましたので拝借させて頂きます。有名どころがおおむねカバーされているようです。

経費精算システム
画像参照:企業LOG様

このうち、自分で選択するとしたらやはり楽楽清算かジョブカンになるかと思います。機能面からの総合力と、導入実績の面からの安心感があります。

楽楽精算
ジョブカン

また、上記の表にはありませんが、会社規模が大きめの企業が導入するのであればコンカーなども有名です。ただし、おそらく高額です。すみません、具体的には知りません。笑

コンカー

どれも資料請求などは無料ですので、気になる方は請求してみてもいいと思います。また、たいていは無料お試し期間があります。

まとめ

今回はキャッシュレスによる経費精算について記載しました。

会社の規模や業務フローにもよると思いますが、自身の経験ではかなりの負担減につながりました。

また、ミスが圧倒的に軽減した事も間違いありません。お金に絡むことですから大変デリケートな部分で、ミスは可能な限り徹底的に排除したいところです。

ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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