ネットバンクを使って支払業務のスピードと精度を劇的に改善する方法

支払業務効率化経理業務改善・効率化

今回は、支払業務の改善についてです。

経理職の毎月の業務には忙しさの波があるかと思います。中でも、支払の集中する時期は、忙しくされているのではないでしょうか。

多くの場合、10日や月末に集中する事が多いでしょう。場合によっては給料の支払いまで重なり、その時期は遅くまで残業されていたり、大変な思いをされている方が多いのではないでしょうか。

ここでは、インターネットバンキングを使った支払業務の効率化をご紹介します。僕が実際に実務で使っていた方法です。

この方法で支払いを行うことで、多くの場合は作業時間が数分の一になり、ミスも圧倒的に軽減します。なぜなら、手動による入力作業を徹底的に排除するからです。

それでは見ていきましょう。

ネットバンクを利用した支払業務改善・効率化の概要

簡単に結論から申し上げますと、支払を管理するソフトウェアから取り出したデータを、ネットバンキングのサイトに取込み支払する! です。

毎月の定時払いとスポットの支払いがあるかと思いますが、ここでは主に定時払いについて述べていきます。主要なものとして買掛金の支払いと給与の支払いがあります。

従って、主に次のソフトウェアが対象になるでしょう。

対象となるソフトウェアとデータ

  • 会計ソフト:支払残高一覧表など(CSVデータ)
  • 販売管理ソフト:支払残高一覧表など(CSVデータ)
  • 給与計算ソフト:振込一覧表(全銀協データ)

ネットバンクを利用した支払業務改善・効率化具体的方法

まず大前提として、インターネットバンキングの利用が必要です。

銀行窓口での手続き、FAX送信、ATMでの振り込みなど、この時代に少ないとは思いますが、もしそのような手続き方法をとっているであればまずはネットバンクに移行すべきです。

セキュリティ云々といった事もあるかと思いますが、これを導入しないのは1のリスクのために100を犠牲にしているようなものです。承認の方法などにより何重にもセキュリティをかける事ができます。

また、銀行の導入システムによりデータ取込に対応していないような事があるかもしれません。そのような場合は、支払用のネットバンキングを別で契約すべきです。

融資やおつきあいの関係もありメインバンクはおいそれと変えらないでしょうから、別で用意するといいです。会社規模や業務量にもよりますが、月額千円とか数千円レベルの投資ですからまず損は無いでしょう。コスパとしては果てしなく高いです。

支払業務改善・効率化(買掛金支払)

買掛金の支払いについては様々な管理方法がありますが、振込時に請求書を見ながら振込しているような場合は、これはやめるべきです。

時間もかかりますし、間違いのもとです。最低でもエクセルで一覧表を作成し、それを元に支払い手続きをすべきです。ただし以前の記事でも書きましたが、むしろエクセル管理もあまりお勧めできません。

会計処理改善の本質を理解し仕訳のスピードを劇的に改善する方法
経理の業務で重要な仕訳を中心とした会計処理のスピードアップ方法について述べていきますが、小手先のテクニックではなく、抜本的な改善方法を考えていきます。 むしろ仕訳そのもののスピードというより、仕訳を行う上での前提条件の見直しが重要といえます。

買掛金の管理は会計ソフトや販売管理ソフトで行うべきです。たいていの場合、これらに支払を管理する機能があります。それらのソフトウェアから取り出したCSVデータ(エクセルでも構いません)を使用する前提で話を進めていきます。

また当然ながら、ソフトウェアから抽出される支払額は請求書等と完全に一致している前提です。買掛金の管理についてはまた別の記事で記載します。

最初におさえるべきポイントを記載しておきます。

ポイント

  • 会計ソフトや販売管理ソフトで仕入先コードを決定し固定する(変えない)
  • 仕入先コードや支払額は基本的に手入力しない
  • 銀行側のコードをソフトウェア側のコードに合わせ振込先登録する

それでは、具体例をもとに説明します。

支払先:A株式会社
仕入先コード:001
今月の支払額:100,000円

このような支払いがあるとします。ソフトウェア側から抽出するデータは以下のデータです。他にも多くの情報が同時に抽出される場合は、削除して構いません。

・仕入先コード
・今月の支払額
・会社名(確認のため)

一方、銀行側には事前に振込先登録しておきます。ここで、銀行側はコードが10桁必要で、会計ソフトや販売管理ソフトと桁数が合わないなどの問題が出てきます。

その場合は、「1000000(任意の7桁)」などと「001」をAND関数などで結合してください。

・銀行側は「1000000001」の10桁でA株式会社を事前に登録
・銀行側の10桁に合わせる作業だけは毎月必要な手作業

ここまで下準備が整えば、あとはコードと支払額の一覧表を取り込むだけです。

銀行のシステムにもよりますが、1列目をコード、2列目を支払額としてCSVの一覧表を取り込むだけでOKです。会社名など取込に余計な情報は、この段階で削除すればいいです。

そして、ここが一番重要ですが、必ず銀行の担当者を巻き込んでください。

相談すればたいていの事は教えてくれますし、間違いも防止できます。手探りで進めていくよりは、結果的に早く形になる可能性大です。場合によっては後日システム担当を連れて来てくれたりもします。

わかりづらい場合はこの記事を見せるだけでOKです!

金融機関の担当者は、ネットバンクの子細な知識が無い事も多いです。「カスタマーサポートにお問い合わせください」とされる場合もあるかもしれませんが、最悪の場合はそれでも十分に進めることはできます。

電話が繋がるのに時間がかかったりとイライラするかもしれません(笑)が、それさえ我慢すれば画面を見ながら丁寧に教えてくれます。

これで振込先を間違えたり、金額を間違える事もなくなります。

また、言うまでもなくめちゃくちゃ早いです!

支払業務改善・効率化(給与振込)

給与振り込みについては、給与計算ソフトを使用している前提で記載します。たいての給与計算ソフトには、(全銀協フォーム※)で抽出の機能がついています。

全銀協フォームとは、全国銀行協会で規定された独自のフォーマットです。また、ネットバンキング側もこれに対応しています。

ぶっちゃけ、この抽出した全銀協フォームを取り込むだけです。簡単明快です。

ほとんど説明の必要がありません!笑

全銀協規定フォーマットとは、全国銀行協会連合会がデータ伝送を行うために定めたフォーマットです。
当組合法人インターネットバンキング総合・給与・賞与振込で、外部データから振込データを取込む際のフォーマットとなります。

ただしこの場合も、銀行の担当者を巻き込んだ方が無難です。
給与の支払いはデリケートなものですし、間違いがあっては困ります。

金融機関にもよりますが、給与振込はたいていの場合3営業日前までに手続きする必要があります。それなりにタイトですので、これによりずいぶんストレスが軽減されるはずです。

まとめ

今回はネットバンクを使った支払業務の効率化をご紹介しました。すごく簡単ですが、意外に採用している中小企業は少ないです。

控えめに言ってとんでもなくスピードと精度が増します!笑

ぜひトライしてみてください。

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