今回は、エクセルについて僕なりの見解を述べていきます。
エクセルの機能は非常に奥が深く、マクロやVBAなど極めればかなりの処理を一瞬にしてこなすことも可能なツールです。
しかしながら苦手な方も多く、どれくらいの時間をエクセルの勉強に費やすべきか、お悩みの方も多いのではないでしょうか。
「ぶっちゃけ、エクセルってどこまで使いこなすべきなんだ？」
このような疑問に、実例を交えつつ個人的な見解を述べていきます。
経理の業務改善にエクセルの上達は必須
経理職であれば、エクセルは必須アイテムです。ただし、学ぶことは無限にあり、突き詰めるには大変な時間と労力を要するのも事実です。
結論から申し上げますと、学ぶべきはpivotやvlookup程度までだと思っています。
僕もこの程度ですが、だからと言ってポジショントークを展開しているわけではありません。笑
マクロやVBAなどの書籍を購入したこともありますが、思い直して別の勉強に時間を割きました。フレームワークやタスク管理、マネジメントなど学ぶことは無限にあります。
ヤルことを決めるのも重要ですが、ヤラナイ事を決めるのはそれ以上に難しく、しかし重要です。
ヤラナイ事を決めるときに、以前紹介した書籍の「エッセンシャル思考」が参考になります。よければご覧ください。
フレームワークについても以前ご紹介した記事があるので興味があればご覧ください。
次の項目以降でその理由を述べていきます。
エクセルどこまでか問題
エクセルをどこまで学ぶかという事を考えるときに、最も重要なのは「全社的なトータルコストはどうか」です。
コストとはむろん人員を割く時間の事です。
これは経理やエクセルに限った事ではありませんが、部分にフォーカスして効率化を進めたところで、長い目で見て余計に手間がかかるようでは意味がありません。
個人的な偏見を含む面も大いにありますが、誤解を恐れず言えば経理や会計の職種は自己満足に陥りやすい職種だと思います。
独りよがりになりがちで、自身の作った資料やデータに愛着や特別な思い入れも入ってしまいがちです。
どれだけ苦労したか、どれだけの思い入れを込めたかは重要ですが、価値を判断するのはあくまでも受け手です。
これを中心に据えた上で、トータルの費用対効果効の高い方法で、効率的に仕事を進める必要があります。
では、具体的にどういう事か見ていきましょう。
効率化と学習の費用対効果
基本的に個人的な領域に属する作業については、いくらでも学んで効率化をすすめればいいと思います。
それは素晴らしい事で、自身の能力を遺憾なく発揮できる領域です。
ただし、これがチームや部署など複数人の関連する場合はどうかという問題があります。
全員が学び、形になるまでにどれほどの時間を要するか、それによって生じる弊害がどの程度かを考えてみる必要があります。
先に触れた通り、全体で見てどうかという事です。
担当が変わるたびに大変な時間を要して学ぶ必要があったり、フローが変更になる度に一から再構築だったりと、場合によって継続的に手間がかかる可能性があります。
大変でも導入時に負荷をかけて、長い目で効率化が確実ならやるべきですが、そうでない場合はやり過ぎな可能性もあります。
誰もがエクセルを高いレベルで使いこなせるとは限らないからです。
俗人化や汎用性
VBAなどのマクロを駆使して作業を効率化すると、ありえないようなスピードで処理できることがあるでしょう。
しかし、これは汎用性や再現性が高いものでしょうか。
場合によって俗人化を招き、取り換え更新が効かない部分になってしまう可能性を秘めています。
また、これらのツールのメンテナンス性も重要です。
能力のある人が高いレベルに導くのは素晴らしい事ですが、「人」に依存する体質はどこかで脱却しなければいけません。
担当が変わったり、業務フローが変わった際に後から大変な手間を要する可能性がある事を視野に入れなければなりません。
本当に能力がある人の効率化は、ここまで視野に入れて全体の効率化に寄与するものだと個人的には思います。
使いこなしたい算式
もうありとあらゆる算式がありすぎて、列挙してもキリが無いので特に使い勝手が良く、かなりの頻度で使用するものをご紹介します。
これらは大変重宝しますし、しかもどれも1日も学べば身につける事ができます。
逆に言えばこれらは身につけておくべきです。
もう一度いいますが、1日もあれば身につけられます。
では具体的に見ていきます。
・SUBTOTAL
・VLOOKUP
・PIVOTテーブル
SUBTOTAL
これはフィルタを設定した際に集計する算式です。フィルタって何？というところは割愛しますが、ググればいくらでも出てきます。恐らくは10分で理解できるでしょう。
SUBTOTALについても恐らくは30分もあれば使いこなせるようになります。
フィルタの使用頻度はかなり高いです。フィルタでソートした際に、表示されているものだけを集計する算式です。
デフォルトではフィルタをかけても集計値は変わらない（隠れているものまで集計する）ため、結果を確認したりソートした資料を作成する際に非常に便利です。
VLOOKUP
参照欄と同じものを返す算式です。例えば、「勘定科目」を参照して、同じ勘定科目の横にある結果の数値をそれぞれ返すような事ができます。
経理の業務でとても重要なのが管理会計です。管理会計のフォームは各社様々です。毎回数値を打ち込んでいくのは効率的ではありません。
あらかじめ作成しておけば、会計ソフトから吐き出した数値を貼り付けただけで結果を反映する事ができます。
月次損益の推移表の作成や、部門やセグメント業績の管理、果ては予算立案など多岐にわたり非常に役に立ちます。
PIVOTテーブル
これもVLOOKと同様に集計する算式ですが、あらかじめ決められた参照欄に対しての結果を返すのではなく、現在ある結果のうち、「一定の項目ごとの集計」をする際に役立ちます。
例えば、製品ごとの売上、勘定科目ごとの集計など、何でも集計できます。非常に便利です。
しかも、これは半自動のようなイメージです。項目を視覚的に選択できますし、大変便利です。
まとめ
今回はエクセルについて記載致しました。
経理職にエクセルは必須です。
業務改善はエクセルを駆使してかなり進める事ができるでしょう。
また、ここでは触れませんでしたが、現代の経理職は電卓の使用を放棄すべきです。
エクセルを電卓代わりに使う事で、無駄な手間が減ると共に、間違いを減らすことができます。
打ち込んだデータが可視化されて残ったり、検算したりが自由自在にできるからです。
いい意味で独りよがりにならず、会社や部署全体のトータルコストを意識しつつ進めてみてはいかがでしょうか。
