経理の業務「うっかり忘れ」を撲滅するタスク管理方法とツールの紹介

タスク管理経理業務改善・効率化

今回は経理業務のタスク管理についてです。

何も経理に限定した話ではありませんが、タスク管理についてお話します。

業務をうっかり忘れてしまって迷惑をかけたり、期限ぎりぎりになって指摘されてやっつけ仕事になってしまったり。

そんな経験はございませんでしょうか?

「全くありません!」という人は回れ右でございます。笑

逆になかなか改善できずお困りの方はぜひ最後までお付き合いください。

さて、世の中には多くのタスク管理ツールがあります。もちろんツール選びも重要ですし便利なのも事実ですが、実は本質はそこではないのです。

なぜなら、ツールは記録の手段にすぎず、管理できる人はどのような手段でもできます。逆に何を使ってもできない人はいつまで経ってもできません。

実際に、かつての部下や同僚にも記憶する限り「忘れてました」が一度も無い人がいました。

そのような人にはいくつかの共通点があり、中でも今から記載することが最も重要です。

結論から申し上げますと、違いはその習慣にある事がわかります。

そんなん当たり前やん!って声が聞こえてきそうです。笑

ところが、どのような習慣を指しているのかを具体的に答えられる人は少ないのではないかと思います。ここではその習慣化の部分やその抑えるべきポイント、便利なツールなどを掘り下げていきます。

では具体的に見ていきましょう。

経理の業務改善・効率化にタスク管理は必須

そもそもタスク管理とはなんぞやって事ですが、つまりは仕事のスケジュール管理の事です。当たり前すぎますが。笑

これらをプロジェクト単位で行うのか、タスク単位で行うのかといった、時間や人員の範囲の違いはあるものの、つまりはスケジューリングと監視の手段であり、その問題を解決する方法の事です。

ここでは、個人ベースでのタスク管理にクローズアップしてみていきます。特に、経理の業務は毎月必ずあるルーチンワーク的な仕事も多く、また、期限が決められている場合が多いです。

上司や経営者から無茶ぶり的な突発的業務が勃発して、ペースを崩されてしまうことも少なくないでしょう。注意すべきは、そのようなバタバタした状況時の振る舞いにあります。

時間が無い時こそ特に注意を振り向けるべきなんです。

今抱えている仕事を可視化し、常に優先順位を決めながら効率的に進めていく必要があります。これらを意識的に行うことで仕事の質は格段に向上します。

経理業務改善・効率化する各種管理方法について

では一般的にタスク管理はどのように行われるのでしょうか。また、経理業務に向いているのはどの方法でしょうか。見ていきましょう。

・システム手帳による管理
・エクセルの一覧表による管理
・タスク管理ツール(ソフトウェア)による管理

既に述べたように、管理方法は何でもいいんです。できる人はどの方法でも上手く管理します。

とは言っても、さすがにその管理する方法により効率や使う時間に差が出ます。

それぞれ見ていきます。

手帳による管理

メリット:記憶に残りやすい
手で書いたり、ページをめくったり、より多くのリソースを割くことで記憶に残りやすくなります。
デメリット:非効率かつ視認性に劣る
リピート系の作業を何度も書いたり二重線で消したり、手間と時間がかかりすぎます。また、見落としも増えやすいです。

エクセルによる管理

メリット:いくらでもすぐに作れる
目の前の管理したい事に対して、その場ですぐに一覧表を作ることができます。つまりお手軽感があります。
デメリット:一貫性と効率に難あり
エクセルの表による場合、記載内容や管理方法に一貫性を保ちづらく、イレギュラーが介入しやすいためミスが起こりやすくなります。また、ルーチンワークなどのリピート系の管理は切ったり貼ったりと無駄な作業が多いのも事実です。

タスク管理ツール(ソフトウェア)による管理

メリット:視認性に優れ、かつ最も効率的
昨今は便利なツールが増えました。僕はasanaというツールを使っていました。これについては別の機会に触れたいと思いますが、無料でもマルチデバイスで使用出来たり、リピート系の設定も自由にできます。このリピート設定は完了すると自動的に次回の予定が作成されたりと、非常に便利です。主観を大いに含みますが、エクセル管理やアウトルックの予定表などでは比較対象になりえません。
デメリット:PCやアプリの操作が苦手な人には不向き
とは言っても、そもそもPCや携帯電話の操作が苦手なんです、といった方もおられるでしょう。その場合は向いていません。

経理業務改善・効率化に向けて具体的な習慣化の方法と注意点

最初に最も重要なポイントを記載します。タスク管理のキモといえます。これを頑なに意識して習慣化すれば、うっかり忘れは激減します。いやほとんどなくなるでしょう。実際に僕もほとんどありませんでした。

・全ての情報を一ヶ所に集め必ずそこに記録する習慣をつける
・管理するツールを何があっても絶対に確認する習慣をつける
この二点につきます。
前述したasanaなどでは、PCのブラウザ、携帯のアプリなどで連動でき、出先やデスクから離れていても記録できます。
すぐその瞬間に記録するのがとても重要なんです。
自宅で全く同じものを確認できるメリットも大きいです。ただし最初に述べた通り、管理の上手い人はエクセルやアウトルックのカレンダーなどでもなんなくこなすのも事実です。
本質はツールの良しあしではなく、習慣化が最も重要なんです。
僕のお勧めは、出社したらすぐに朝一での確認です。最初にメールなどの確認をする人が多いですが、これは大きな間違いです。
脳が最も活発でクリエイティブな作業に最大の能力を発揮できる朝一に、優先順位付けを行うべきです。
忙しいからと言って、記録を後回しにしたり、管理ツールの確認を後回しにしてはいけません。忙しい時ほどミスが起こりやすいのですから、絶対に最優先にすべきと言えます。

まとめ

今回はうっかり忘れの防止やタスク管理についてご紹介しました。管理ツールなどは別の機会に記載したいと思います。

ぜひ上記で述べたポイントを意識してみて、スケジュール管理の達人になって下さい。

うっかり忘れなどは当然なくなり、優先順位の付け方も上手くなるため仕事の質はぐんと上がるはずです。

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